1. Коротка довідка

2. Огляд нормативно-правової бази

Суб'єкти владних повноважень та інші розпорядники публічної інформації готують звіти відповідно до покладених на них повноважень. У Державному класифікаторі управлінської документації ДК 010-98 визначений окремий клас для звітно-статистичної документації (код 06). Щоб уникнути дублювання інформації, до цього набору не рекомендовано включати фінансову та бюджетну звітність, звітність, передбачену Законом України “Про публічні закупівлі” та Законом України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”. Їх оприлюднення регулюється іншими пунктами Положення, затвердженого Постановою КМУ №835 та профільним законодавством.

Найбільш універсальним типом звітів є звіти про виконання плану роботи/діяльності за квартал, півріччя, рік. Як правило, вони формуються всіма суб’єктами владних поважень. Центральні органи виконавчої влади можуть затверджувати плани звітування окремими розпорядчими документами, наприклад, Наказ Міністерства юстиції України від 31.10.2011 №3242/5. Також звітування може стосуватися окремих сфер діяльності органів влади. Наприклад, Постанова КМУ від 03.11.2010 р. № 996 передбачає оприлюднення звітів органів виконавчої влади про результати публічного громадського обговорення та електронних консультацій з громадськістю, Закон України “Про доступ до публічної інформації” — звітів щодо задоволення запитів на інформацію.

Суб’єкти господарювання державного та комунального секторів економіки зобов’язані оприлюднювати річні звіти наглядової ради (якщо вона створена) та керівників відповідно до статей 73, 78, 90 Господарського кодексу України. Керівники органів виконавчої влади (крім міністрів), голови обласних і районних державних адміністрацій мають публікувати публічні звіти відповідно до Закону України “Про державну службу” (стаття 45).

Закон України “Про доступ до публічної інформації” визначає місце й строки оприлюднення звітів (стаття 15 частина 2). Детальна структура звітів може може бути встановлена нормативно-правовими актами розпорядників, наприклад, Наказ Міністерства внутрішніх справ України від 27.03.2012 № 245, Наказ Національного агентства України з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів від 29.12.2017 № 249. Деякі розпорядники оприлюднюють звіти в тестовому форматі з ілюстраціями, наприклад, Міністерство юстиції України, Секретаріат Кабінету Міністрів України.

Питання документування, обігу, систематизації та зберігання звітів у діловодстві розпорядників визначені Постановою КМУ від 17.01.2018 р. № 55, Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 та іншими нормативно-правовими актами.

3. Підготовка даних та структура набору

Як правило, розпорядники оприлюднюють звіти на веб-сайтах у текстових форматах RTF, ODT, DOC, DOCX, PDF, HTML тощо. Для того, щоб уникнути дублювання й підвищити якість набору, рекомендовано розміщувати на порталі перелік звітів — таблицю ListOfReports. Перелік необхідно вести в електронних таблицях Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Таблицях за структурою, що наведена в таблиці 1. Кожним записом в таблиці ListOfReports є окремий звіт. Для кожного звіту обов’язково зазначається посилання на ресурс, оприлюднений в мережі Інтернет. Для оприлюднення переліку використовуються формати структурованих даних — XLSX, ODS, CSV. Електронні таблиці (XLSX, ODS) мають містити один аркуш. За таких умов CSV версія ресурсу сформується автоматично.

Оновлення даних відбувається у випадку затвердження або оприлюднення нових звітів. Рекомендовано оновлювати набір не рідше ніж один раз на квартал. Для оновлення можна перезавантажувати ресурс Reports або створювати новий ресурс із зазначенням періоду, за який зібрані звіти. Наприклад, назви переліків зі звітами за 2017 та 2018-й можуть мати назви ListOfReports-2017, ListOfReports-2018 відповідно.

Розпорядники також можуть завантажувати файли звітів на портал відкритих даних. Для цього необхідно розробити єдиний шаблон назв для ресурсів або архівувати всі документи в архів ZIP або 7ZIP.

Таблиця 1 — Структура таблиці ListOfReports

4. Оформлення паспортів наборів та ресурсів

Назва набору має відповідати Постанові КМУ № 835 (зі змінами). Назва може включати назву розпорядника, наприклад, “Звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію Головного територіального управління юстиції у місті Києві”. Приклад паспорта набору даних наведений у таблиці 2.

Таблиця 2 — Приклад паспорта набору даних на data.gov.ua

Розпорядники можуть розділяти дані у ресурсах за перодами часу. Якщо кожного року створюється нова таблиця з переліком звітів, то назви ресурсів можуть мати такий вигляд: ListOfReports-2017, ListOfReports-2018, ListOfReports-2019. Аналогічно можна сформувати назви архівованих файлів звітів Reports-2017, Reports-2018, Reports-2019, або назви неархівованих однотипних звітів. Наприклад, якщо на порталі кожного місяця розміщуються звіти про задоволення запитів на публічну інформацію, то їх назви можуть мати наступний вигляд: PublicInfoReport-01-2019, PublicInfoReport-02-2019, PublicInfoReport-03-2019. Приклади заповнення паспортів ресурсів наведені у таблицях 3 — 4

Таблиця 3 — Приклад паспорта ресурсу ListOfReports

Таблиця 4 — Приклад паспорта ресурсу Reports