Інформація про організаційну структуру розпорядника інформації
1. Коротка довідка
| Критерій | Характеристика |
| Нормативно-правові акти, які визначають створення, збір, зберігання, використання й поширення даних | Постанова КМУ “Деякі питання документування управлінської діяльності” від 17 січня 2018 р. № 55, Наказ Міністерства юстиції України “Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях” від 18.06.2015 № 1000/5, ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів, ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації |
| Розпорядники даних | Всі розпорядники публічної інформації відповідно до частини 1 статті 13 Закону України “Про доступ до публічної інформації” |
| Інформація, що створюється, збирається, зберігається й поширюється | Організаційна структура затверджується управлінським документом, що відповідає уніфікованій формі “Структура і штатна чисельність” Державного класифікатора управлінської документації (ДК 010-98) |
| Способи оновлення | Зміни організаційної структури (створення нових підрозділів, скорочення, реорганізація), штатного розпису |
| Частота оновлення інформації | Позапланово (протягом трьох робочих днів з моменту внесення змін) |
| Тип даних | Структуровані |
| Формати файлів | XLSX, ODS, CSV, можливі інші формати структурованих даних |
2. Огляд нормативно-правової бази
Інформація про організаційну структуру фіксується в установчих документах розпорядників, наприклад, положеннях, статутах тощо (стаття 64 Господарського кодексу України). Державний класифікатор управлінської документації визначає форму документа для затвердження структури і штатної чисельності (коди 0202016, 0202017, 0202018, 0202019). Форма містить таблицю з трьох колонок:
- № з/п;
- Найменування структурного підрозділу та посад (професій);
- кількість штатних одиниць.
Відповідальним за підготовку документа є підрозділ або посадова особа, на які покладені обов’язки кадрового забезпечення. Структура і штатна чисельність затверджується керівником. Для наочного зображення організаційної структури розпорядники створюють органіграми (графічні моделі організаційної структури), наприклад, органіграма Мінекономрозвитку.
Рисунок 1 — Уніфікована форма документа “Структура і штатна чисельність” (фрагмент)
Джерело: Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (Державна архівна служба україни український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, 2015)
3. Підготовка даних та структура набору
| Шаблон таблиці | OrgStructure.xlsx |
| Приклад таблиці | Example.xlsx |
| Структура (XLSX, CSV, JSON) | Structure.xlsx, Structure.csv, Structure.json |
Для підготовки набору необхідно використовувати електронні таблиці: Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Таблиці. З документа потрібно видалити заголовок, реквізити, нумерацію колонок. Для того, щоб дані були структурованими, найменування посад та структурних підрозділів треба розділити на дві колонки. Найкраще це зробити, зберігши всі назви посад, і навпроти кожної з них зазначити відповідний структурний підрозділ. Таким чином, кожним записом до таблиці буде окрема посада в певному структурному підрозділі. Структура набору наведена в таблиці 1.
Таблиця 1 — Структура таблиці OrgStructure
| Назва колонки (name) | Заголовок колонки (title) | Опис значень (description) | Тип даних (datatype) | Вимога заповнення (required) |
| identifier | № з/п | Номер загального порядку або будь-який інший унікальний ідентифікатор. | Текст (string) | Істина (true) |
| prefLabel | Назва посади | Найменування посади (професії) в організаційній структурі розпорядника. Наприклад: Головний спеціаліст. | Текст (string) | Істина (true) |
| postIn | Назва структурного підрозділу | Повна назва структурного підрозділу, до якого належить посада (професія). Наприклад: Департамент стратегічного розвитку та інтеграції. | Текст (string) | Істина (true) |
| value | Кількість штатних одиниць | Загальна кількість штатних одиниць. Наприклад: 4. | Ціле число (integer) | Істина (true) |
Оприлюднювати набір необхідно у форматах структурованих даних — XLSX, ODS, CSV. На портал достатньо завантажити XLSX або ODS файл з одним аркушем OrgStructure. Його CSV версія згенерується автоматично. Оновлювати набір рекомендується позапланово, протягом трьох робочих днів з моменту внесення таких змін. Для оновлення можна перезавантажити ресурс або створювати новий ресурс на кожен рік. У такому випадку назви ресурсів повинні мати зазначення періоду: 2017-OrgStructure, 2018-OrgStructure, 2019-OrgStructure.
4. Оформлення паспортів наборів та ресурсів
Назва набору має відповідати Переліку, затвердженому Постановою КМУ № 835 (зі змінами). Назва може включати назву розпорядника, наприклад, “Інформація про організаційну структуру Харківської обласної державної адміністрації”. Приклад заповнення паспорта на data.gov.ua наведений в таблиці 2.
Таблиця 2 — Приклад паспорта набору даних на data.gov.ua
| Назва поля | Приклад заповнення |
| Назва набору | Інформація про організаційну структуру Харківської обласної державної адміністрації |
| Відомості про мову інформації, яка міститься у наборі | Українська |
| Частота оновлення | Відразу після внесення змін |
| Опис | Набір містить інформацію про організаційну структуру розпорядника відповідно до організаційно-розпорядчого документа “Структура і штатна чисельність”. |
| Підстава та призначення збору інформації | Закон України “Про місцеві державні адміністрації”, Наказ Міністерства юстиції України “Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях” від 18.06.2015 № 1000/5 |
| Ключові слова | структура, посади, підрозділи, штат, підрозділ, організаційна структура |
| Відповідальна особа | Симоненко Олена Петрівна |
| Адреса електронної пошти відповідальної особи | o.symonenko@example.gov.ua |
Назви ресурсу має відповідати назви таблиці — OrgStructure. Якщо за кожен рік завантажується окремий ресурс, то в назву доречно включити рік. Наприклад: 2017-OrgStructure, 2018-OrgStructure, 2019-OrgStructure.
Таблиця 3 — Приклад паспорта ресурсу OrgStructure
| Назва поля | Приклад заповнення |
| Назва ресурсу | OrgStructure |
| Опис | Структура і штатна чисельність станом на 01.01.2018 року. Таблиця містить ідентифікатори посад у структурних підрозділах, їх назви та кількість штатних одиниць. Кожним записом до таблиці є окрема посада в структурному підрозділі. |
| Формат | XLSX |